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近年では個人や少人数でビジネスを行う場合、必ずしもオフィスや事務所が必要なものではなくなりつつあります。自宅をオフィス代わりにしたり作業場として使う人が増えていく中で、登記住所などに安価で利用できるバーチャルオフィスの活用が注目されています。ここでは、バーチャルオフィスを利用して法人登記を行う際のメリットやデメリット、注意点などを説明します。
まずは自宅をオフィスにする上での注意点について説明します。注意点をよく理解した上で、自宅をオフィスに利用するかどうかの判断を下すことをおすすめします。
まずは、そもそも現在オフィス利用を考えている物件の契約書を確認しましょう。物件によっては契約書の段階で「事務所利用不可」とされているケースもあります、特に賃貸マンションでは自宅としての居住専用で登記やオフィスとしての利用を禁止しているケースも多いです。
しかし、契約書に「事務所利用不可」と書いてあっても、物件によってその定義や許容範囲は異なるので管理会社に問い合わせてみることをおすすめします。物件によって居住以外の用途での利用は完全に不可だったり、作業場としての利用はOKだが登記などに使用するのはNGなど様々です。登記のみ使用不可の場合であればバーチャルオフィスを利用すれば問題ありません。もし仮にオフィス利用について特に記載がない場合も念のため確認しておくと良いでしょう。
自宅をオフィスとして利用し、登記もする場合に知っておきたいのは、登記簿に自宅住所が記載されることになるということです。登記簿は公に公開される情報ですので、自身や従業員以外の外部の人にも住所を知られる可能性があります。万が一トラブルが起こった際に、自宅の住所が容易に調べられる状況にあることで不利益や損害を被る可能性もないとは言えません。
個人事業主の場合、自宅を事業所として自宅部分とオフィス部分を明確に区分することで、光熱費や家賃などを経費として計上できる場合があります。その場合、使用割合に応じて金額を算出し、オフィス利用分とされる金額を経費として計上できます。基本的に使用割合は面積や時間、量などの比率を用いて算出されます。
法人の場合は、賃貸であれば社宅という扱いすることで経費として計上できたり、持ち家の場合でも家賃相当額を算出の上、賃貸借契約を結ぶことで家賃相当額分を経費として計上することができます。
続いては法人登記や登記簿について解説します。会社謄本とも言われますが、これらは法人の信用の維持や取引を安全かつ円滑に行うことを目的としています。
会社の設立には法人登記が不可欠ですが、これから起業や法人化を考えている方とってはどういったものなのかイメージしづらいかもしれませんね。
法人登記とよく混同されがちなのが開業届ですが、実際には異なるものです。
簡単に説明すると法人登記は会社を設立する際に必要なもので、開業届は個人事業主が事業を行うための証明になります。単に事業を行うだけなら開業届を提出すれば事足りますが、事業規模が大きい場合には法人化した方が税金の面でメリットがある場合もあります。また、法人登記をして会社として活動している方が取引先や顧客からの信用が得やすいという側面もあり、小規模のうちから法人登記をするケースもあります。事業の規模や内容などに応じて法人登記か開業届か選ぶと良いでしょう。
登記謄本の提出を求められる場面は様々ですが、多くはオフィスを借りる際や銀行口座の開設の際の審査や社会保険の申請手続きなど公的な機関での手続き時に必要になるケースがほとんどです。ちなみにバーチャルオフィスの契約の際にも審査書類として提出を求められることもあります。
提出を求められる時は、多くの場合「発行日から◯日以内のもの」という条件がつくので、最初に何部かまとめて発行しておいたとしても再発行が必要になる場合もあるのでご注意ください。
登記簿が必要になった場合の手順についてもあらかじめ知っておくと良いでしょう。
登記簿の請求はオンラインと法務局に直接訪問して発行してもらう二つの手順があります。
基本的に会社関係者などである必要はなく、必要事項の記入さえすればだれでも取得が可能です。
オンラインの場合は
登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと 供託ねっと
から必要事項を入力の上手数料を支払うことで請求できます。受け取りは郵送もしくは最寄りの法務局に出向くかを選択でき、受け取り方法によって手数料が変わります。手数料は郵送の場合が500円、法務局で受け取る場合は480円です。
法務局に直接訪問して受け取る場合にも大きく2つの方法があります。
一つは窓口に交付申請書を提出する方法と、証明書発行請求機という機械を利用した方法です。どちらも入力や申請書に記載する内容は変わらず、手数料も600円です。申請書は
法務局のHP
からPDFでダウンロードできるので事前に必要事項の記入を済ませておくこともできます。また、証明書発行請求機は法務局によっては置いていない場合もあるので注意です。
オンラインの場合は自宅で申請を済ませられますが、受け取りまでに日が空いてしまうので、すぐに必要な場合は直接法務局に訪れて交付してもらうのが良いです。
このように、登記簿は簡便な手順で誰でも取得可能であるので、それゆえに自宅住所の利用を忌避する方が多く、バーチャルオフィスの需要が高まっている一因と言えます。
オフィスの移転や、バーチャルオフィスの利用に伴う登記住所の変更時の費用についても合わせて説明します。
移転登記の場合、移転前と移転後の管轄の税務署の両方に移転の届出を行う必要があり、それに伴って登記登録料として、現在の管轄税務署と移転先の管轄の税務署の双方に3万円ずつ、計6万円を支払う必要があります。同一管轄内であれば、届出先が1つになるので半分の3万円で済むということも知っておきたいポイントです。
続いては自宅をオフィスに利用する上で、バーチャルオフィスを利用するとどんなメリットやデメリットがあるのかを説明します。
バーチャルオフィスの住所を登記に利用した場合、行政や銀行などからの書類などがバーチャルオフィス宛てに届くことになります。バーチャルオフィスでは郵便物の受け取りサービスを備えているので、受け取れずに困るということはありませんが、届いた郵便物を引き取りに行く手間はあります。
バーチャルオフィスには直接訪問して引き取る方法の他に郵便転送などのサービスもあるので、そちらを契約することで来訪の手間を省くことができます。
バーチャルオフィスの利用を迷っている方でよく聞く懸念点は、「登記」という公の書類に、自身が所有・専有しない住所を利用しても違法性が無いのかというものです。
バーチャルオフィスというサービス自体が歴史が浅く、まだまだ浸透しておらず詳しく理解されていない現状であるので不安に思うのも当然です。しかし、バーチャルオフィスの住所を登記に利用することは違法ではありません。多くのバーチャルオフィスで登記サービスを提供しており、弊社でも提供する住所での法人登記を多くのお客様が行っていますが、法的に問題があると指摘を受けたことはございませんので、安心してご利用ください。
前述の通り、登記簿は誰でも簡単に取得ができるので、それによって自宅住所が悪意のある第三者に知られてしまうおそれがあります。そこでバーチャルオフィスを利用することで、自宅住所を登記簿に載せずに済み、セキュリティやプライバシーを保護することが可能になります。自宅にいても常に不安や気がかりがあってはいずれビジネスにも支障をきたすおそれがあります。そのようなリスクを回避し、安心してビジネスを行うことができるという点は、バーチャルオフィスで登記をする大きなメリットと言えます。
バーチャルオフィスのメリットとしてしばしば挙げられるのが、住所によって顧客や取引先に与える印象を向上させることができるというものです。
例えば、弊社の提供する「東京都港区南青山」という住所は、港区という華やかな土地のイメージや青山という洗練された街のイメージや高級感を事業に付加する事ができます。もちろん、住所はあくまでも印象に過ぎませんが、地方や郊外の聞き慣れない地名よりも、誰もが知るような地名の方が安心感や信頼感を与えられることは想像に難くありません。
今回説明した通り、自宅をオフィスにする際には登記が必要かどうかや、オフィス利用が可能な物件かを確認するようにしましょう。仮に自宅が登記可能な物件だとしても、セキュリティやプライバシーに関して不安が残る場合にはバーチャルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
HarborS表参道では港区南青山というブランド力のある住所を低価格でご提供しております。もちろん法人登記も可能で専用ポストや郵便転送などの郵便オプションも充実しています。自宅をオフィスにしながら安心安全にビジネスを始めたいという方はぜひご検討ください。
| 会社名(英文名) | 株式会社アンチパターン(Anti-Pattern Inc.) |
|---|---|
| 店舗名 | HarborS 表参道(ハーバーズ表参道) |
| 住所 | 〒107-0062 東京都港区南青山3丁目15−9 MINOWA表参道 3階 |
| 電話番号 | 03-6885-6140 |
| メールアドレス | contact@harbors.sh |
| URL | https://harbors.anti-pattern.co.jp/virtual_office/ |
| アクセス | 東京メトロ銀座線、半蔵門線「表参道」下車 A4出口 徒歩3分 |
HarborS
表参道は、港区青山エリアに位置しており、表参道駅A4出口から徒歩3分という好立地です。
住所は「港区南青山」とブランド力抜群のこのエリアは、渋谷、原宿、麻布、赤坂、六本木エリアとも隣接しており、どこからのアクセスも抜群の立地という特徴があります。
[周辺からのアクセス]
渋谷：銀座線で1分 (徒歩20分圏内)
原宿：千代田線で1分 (徒歩20分圏内)
六本木：千代田線(乃木坂駅利用)で2分 (徒歩25分圏内)
赤坂：千代田線で6分 (徒歩30分圏内)
