バーチャルオフィス
の選び方

バーチャルオフィスを検討しているものの、何を基準に選ぶべきか、その選び方が分からないという声をよく聞きます。
最近ではバーチャルオフィスという言葉を聞く機会も増え始め、その数も増加傾向にあります。
数あるバーチャルオフィスの中で悪質な事業者や自身に合わないサービスを選ばないために事前に検討すべきポイントを紹介していきます。

バーチャルオフィスの選び方①
料金

まず最も重要視されるのが料金ではないでしょうか?

基本的に毎月支払うべき固定費にあたるので契約期間が長くなるほど影響は大きくなります。
ですから料金は慎重に見るべきポイントと言えるでしょう。

料金は出来るだけ抑えたいものですが、安ければ安いほど良いというものでもありません。
コストを抑えるために月額費用の安いバーチャルオフィスを選んでしまい、サービスに満足出来ずに退会することになると、かえって損をする場合も十分にあります。

また、月額の基本料金に不要なオプションが含まれていて、機能を持て余してしまうことも考えられるので料金とサービス内容については入念な下調べをおすすめします。

バーチャルオフィスの選び方②
サービス

では、サービスについてどのような点を検討すべきかを考えていきましょう。
単純に住所さえ使えれば問題は無いというパターンは少ないので、基本料金に含まれるもの以外のオプションサービスも重要な検討要素になります。

1.打ち合わせスペースの有無

例えばオフィスを持たず自宅等で作業する業態の場合、取引先との打ち合わせなどのスペースが必要になる場合があります。
自宅に招くことも出来ますが、ビジネスの場として最適かというと微妙なところです。
そういった場合に利用できるスペースの有無は重要なポイントと言えます。

2.地方や遠方の利用者向けのサービス

勤務地や居住地から離れたバーチャルオフィスと契約する場合に要注意なのが郵便物の扱いについてです。
名刺やHPなどに住所を掲載するとなると、その宛先は利用しているバーチャルオフィスになります。
郵便転送などのサービスが無いとなると、遠方からわざわざ足を運ばなくてはならず、時間もお金も無駄にすることになってしまいます。

3.セキュリティや個人情報に関するサービス

自宅の住所を使用して事業を行うことにセキュリティ上の不安を覚え、バーチャルオフィスの利用を決める方も多いと思います。
登記や名刺などに使える住所の提供はバーチャルオフィスの代表的な機能ですので、備えていない場合はほとんどありません。

そこで見落としがちなのが電話番号です。自宅や自身の携帯電話の番号を名刺等に掲載することもまた、セキュリティ的には不安が残ります。
かといって掲載しないのも信用に関わります。
そういった不安を抱える方にとっては電話転送のサービスの有無は予め確認しておきたい点と言えます。

バーチャルオフィスの選び方③
立地

実際のオフィスではない「バーチャル」とは言え、その立地も重要です。
近いから、安いからと安易な理由で決めると後悔するおそれがあります。

1.通いやすさ

住所を事業に使うので郵便物が契約したバーチャルオフィスに届きます。
届いた以上引き取りに行かなければならないので、前述の通り遠方の場合で転送サービスが無いとなると手間が一気に増えてしまいます。

2.土地柄

土地にはそれぞれが持つイメージやブランドが存在します。
例えば、ニューヨークのウォール街なら金融の中心地といったイメージがあるように、日本にもその土地ごとにイメージがあります。
自身の事業とイメージの合う場所にあるバーチャルオフィスを選ぶことで、取引先や顧客に対してのアピールにもなります。

都内の一等地と言われる土地はどんなビジネスにも合いやすく万人受けすると言えますが、そういった魅力的な土地でさらに駅から近いとなると、そう多くありません。

バーチャルオフィスの選び方④
運営者やスタッフ

バーチャルオフィスを利用する上で運営者やスタッフと接する機会はそれほど多くはありませんが、
だからと言ってそれらを無視してバーチャルオフィスを選ぶのはおすすめしません。

1.運営者に問題は無いか

運営元についてもチェックが必要です。
滅多なことではありませんが反社会的な組織やそれに連なる企業が運営していた場合、
ビジネスの信頼性はもちろん事業への悪影響も懸念されます。

また、個人が運営していたり運営元の経営状況が芳しくない場合、
利用の最中に運営者の都合で事業が停止したり、急激な値上げや価格変更に遭い、
利用の継続が困難になる場合も考えられます。

サービスや料金も大事ですが信頼できる運営元であるかも確認しておきましょう。

2.スタッフの対応はどうか

例えば、名刺やHPの住所を見て掲載されているのがバーチャルオフィスと知らずに飛び込みで来客があった際に、対応するのはバーチャルオフィスのスタッフです。
そこでの対応が杜撰であると、無関係とは言え相手方に与える印象はよくありません。
メールの文面や見学時の対応などをよく見て、信用に足るかどうかを確かめることは非常に大切です。

バーチャルオフィスの選び方⑤
施設見学について

1.内見不可は危険な可能性あり

入会前に施設見学が出来なかったり、そもそも施設見学の実施をしていないところは料金がいくら安くてもおすすめできません。

施設やスタッフの対応を確かめられないだけでなく、多くの場合それらに不備がある可能性が高いです。

2.設備やセキュリティなどをチェックする

顧客や取引先が突然訪問した際に、そのバーチャルオフィスがボロボロで汚かったらどう思うでしょうか?
自身の事業に無関係とは言え、相手方に不安を抱かせることは必至です。
通常のオフィスで言うところの受付の代わりとなるので、不快感や不安を抱かせる点は無いかよく見ておく必要があります。

また、人の出入りやセキュリティに関しても確認しておきましょう。
自身が訪れることが少ないので郵便物をはじめ個人的な書類などをバーチャルオフィス側に預けておく時間が少なからず存在します。
セキュリティが甘いとなると、万が一トラブルがあった際に自身の不利益だけでなく取引先や顧客などにも迷惑を掛けてしまうおそれがあります。

バーチャルオフィスの選び方⑥
利用規約などの契約関係

利用規約などがあらかじめ確認できる状態か確認しておきましょう。
契約を結ぶ段階になって初めて規約等に触れるとなった場合、その契約書に不満があった場合に結局契約しないとなると時間を無駄にしてしまいます。

バーチャルオフィスというサービス自体歴史が浅く、定義や認識が人によって違っていたりする場合があります。
そういった齟齬から生まれるトラブルを避けるためにも規約や契約関係の書類については事前にチェック出来る方が好ましいです。

また、規約が詳細に記述されているかどうかも重要なポイントです。
バーチャルオフィスによっては利用規約と書いてあるものの、施設利用の簡単なルールのみで終わっている場合もあります。
支払いや契約期間など契約関係について詳しく記述があるかを確かめましょう。

最後に

バーチャルオフィスの選び方は利用者の経済状況や事業の種類によって変わるものですが、確認すべき事項は共通です。
自身の事業の一部を委ねる以上、慎重な見極めは必要不可欠です。

昨今のワークスタイルの変化に伴って需要が高まりつつあるバーチャルオフィスですが、「バーチャル」と言う実体の掴みづらいサービスを有効活用するためには事前の準備と確認をどれだけ行えるかに懸かっていると言っても過言ではありません。

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